Persónuvernd

Almennt
Munn- og kjálkaskurðlæknastofunni er umhugað um friðhelgi einkalífs og kappkostar að vernda persónuupplýsingar þínar. Í þessari persónuverndaryfirlýsingu kemur fram hvernig við umgöngumst þær persónuupplýsingar sem við geymum um þig og hvaða réttindi þú átt varðandi upplýsingarnar.

Ábyrgðaraðili
Breiðaklöpp slf., kt. 710111-1380, Bæjarlind 12, 201 Kópavogi er ábyrgðaraðili fyrir þeirri vinnslu persónuupplýsinga sem fram fer í tengslum við meðferð sjúklinga stofunnar.

Hvaða upplýsingum söfnum við?
Persónuupplýsingar eru hvers kyns upplýsingar um einstakling sem gera mögulegt að persónugreina hann, beint eða óbeint. Við söfnum einkum eftirfarandi persónuupplýsingum um þig:
• Tengiliðaupplýsingar, s.s. nafn, kennitölu, heimilisfang, tölvupóstfang og símanúmer.
• Sjúkraskrárupplýsingar, þ.m.t. sjúkrasögu, röntgenmyndir og stafrænar myndir, samskipti við aðra heilbrigðisstarfsmenn vegna meðferðar o.fl.
• Greiðsluupplýsingar, t.d. greiðslukortanúmer og upplýsingar um greiðslur.

Vissar tegundir persónuupplýsinga sem við söfnum, einkum sjúkraskrárupplýsingar, teljast til viðkvæmra persónuupplýsinga í skilningi persónuverndarlaga. Öll meðferð slíkra upplýsinga fer fram í samræmi við fyrirmæli laga um sjúkraskrár, persónuverndarlaga og siðareglna Tannlæknafélags Íslands.

Hvernig söfnum við upplýsingum?
Við öflum tengiliðaupplýsinga frá þér í gegnum, síma, tölvupóst, með uppflettingu í þjóðskrá. Við öflum heilsufarsupplýsinga frá þér og eftir atvikum öðrum tannlæknum eða öðrum heilbrigðisstarfsmönnum. Við skráum upplýsingar um þá meðferð sem við veitum þér og geymum og skráum upplýsingar um röntgenmyndir, sneiðmyndir og ljósmyndir eins og okkur ber að gera skv. lögum um sjúkraskrár og geislavarnir. Jafnframt höldum við utan um greiðsluupplýsingar og útgefna reikninga sem eru nauðsynlegar vegna samningssambands okkar og til að uppfylla skilyrði skatta- og bókhaldslaga.

Tilgangur vinnslu okkar á persónuupplýsingum
Við vinnum eingöngu persónuupplýsingar þínar að því marki sem lög heimila.
Helstu tilvik eru eftirfarandi:
• Til að halda sjúkraskrá í samræmi við fyrirmæli laga um sjúkraskrár nr. 55/2009 og til að uppfylla önnur fyrirmæli löggjafar um heilbrigðisstarfsemi;
• Til að efna samning okkar við þig um veitingu tannlæknaþjónustu;
• Til að gæta lögmætra hagsmuna Munn- og kjálkaskurðlæknastofunnar;
• Til að gæta hagsmuna þinna í tengslum við meðferð;
• Til gæðastjórnunar og til notkunar við vísindarannsóknir. Sjá nánar hér að neðan.

‍Munn- og kjálkaskurðlæknastofan notar hvorki persónuupplýsingar þínar í markaðsskyni né veitum við þriðja aðila aðgang að þeim í slíkum tilgangi.Við notum upplýsingar þínar eingöngu í þeim tilgangi sem var ástæða söfnunar þeirra, nema þörf sé á að nýta þær í öðrum tilgangi sem er samrýmanlegur upprunalegum tilgangi. Ef við þurfum að vinna upplýsingar í ótengdum tilgangi munum við upplýsa þig um þá vinnslu að því tilskildu að lög heimili.

Miðlun til þriðju aðila
Í því skyni að uppfylla þann tilgang sem lýst er hér að ofan kann að vera nauðsynlegt að miðla persónugreinanlegum upplýsingum um þig til þriðju aðila. Slíkir aðilar geta verið ábyrgðaraðilar eða vinnsluaðilar eftir atvikum. Helstu dæmi um slíka aðila eru eftirfarandi:
•Samstarfsaðilar. Við miðlum símanúmeri þínu til tölvukerfa Símans til þess að þau geti sent þér SMS, m.a. til áminningar um tímabókanir. Við miðlum kennitölu þinni til tölvukerfa Ferlis ehf. til þess að fletta upp nafni og heimilisfangi í þjóðskrá.
•Aðrir heilbrigðisstarfsmenn, t.d. aðrir tannlæknar, læknar og tannsmiðir; Við sendum tannlækni eða eftir atvikum lækni þínum upplýsingar um greiningu og/eða veitta meðferð. Öll slík miðlun fer fram með öruggum hætti, ýmist með dulkóðuðum tölvupósti eða yfir Heklu heilbriðgisnet.•Þjónustuaðilar okkar, t.d. hýsingaraðilar UT-búnaðar; Starfsmenn þjónustuaðila fá aldrei aðgang að sjúkraskrárgögnum.
•Ráðgjafar okkar, t.d. lögmenn, endurskoðendur og vátryggjendur;Innheimtufyrirtæki;
•Sjúkratryggingar Íslands, Embætti Landlæknis, vátryggingafélög, sjúkraþjálfarar, skattayfirvöld, yfirvöld s.s. lögregla og annað yfirvald s.s. barnavernd.

Við miðlum gögnum einungis að því marki sem nauðsynlegt er og heimilum þriðju aðilum ekki önnur not þeirra. Sjúkraskrárupplýsingum er einungis miðlað að því marki sem samræmist þagnarskyldu okkar sem heilbrigðisstarfsmanna og fyrirmælum laga um sjúkraskrár.

Gæðastjórnun og vísindarannsóknir
Við tökum saman upplýsingar úr sjúkraskrám í þeim tilgangi að fylgjast með gæðum þeirrar heilbrigðisþjónustu sem við veitum og tryggja að hún standist þau viðmið sem eru gildandi á hverjum tíma. Öll slík vinnsla heilsufarsupplýsinga er unnin í samræmi við lög.

Við tökum stundum saman upplýsingar úr sjúkraskrám í þeim tilgangi að vinna að rannsóknum á sviði tannlæknavísinda. Einnig miðlum við stundum slíkum upplýsingum til samsatafsaðila okkar sem vinna að rannsóknum á sviði tannlæknavísinda. Í þessum tilfellum er aldrei miðlað persónugreinanlegum upplýsingum (nema fyrir liggi sérstakt samþykki sjúklings fyrir slíkri miðlun). Við tökum aldrei saman eða miðlum upplýsingum til notkunar í vísindarannsóknum nema fyrir liggi samþykki Vísindasiðanefndar og Persónverndar.

Flutningar til annarra landa
Við flytjum engar persónuupplýsinga til landa utan Evrópska efnahagssvæðisins (EES-svæðisins).

Öryggi persónuupplýsinga
Munn- og kjálkaskurðlæknastofan viðhefur viðeigandi öryggisráðstafanir í því skyni að hindra að persónuupplýsingar þínar glatist, breytist, verði birtar eða aðgangur veittur að þeim í leyfisleysi. Aðgangur að upplýsingunum er auk þess takmarkaður við þá aðila sem nauðsyn ber til og sem eru bundnir trúnaðarskuldbindingu.
Afrit af öllum sjúkraskrárgögnum (þ.m.t. röntgenmyndum, sneiðmyndum og ljósmyndum) eru geymd hjá viðurkenndri, innlendri afritunarþjónustu (Örugg Afritun ehf.) Öll gögn eru dulkóðuð áður en þau eru send úr húsi.
Ef upp kemur öryggisbrestur sem hefur áhrif á persónuupplýsingar munum við tilkynna slíkt til Persónuverndar og eftir atvikum til þín eftir því sem lög mæla fyrir um.

Hve lengi eru persónuupplýsingar geymdar?
Um vörslu sjúkraskrárupplýsinga fer samkvæmt lögum um sjúkraskrár nr. 55/2009. Óheimilt er að eyða upplýsingum úr sjúkraskrá sjúklings nema með samþykki landlæknis. Aðrar persónuupplýsingar geymum við aðeins svo lengi sem nauðsyn ber til í þeim tilgangi sem þeirra var aflað. Geymslutími slíkra persónuupplýsinga fer eftir eðli upplýsinganna og þeim lagareglum sem gilda um viðkomandi vinnslu persónuupplýsinga, t.d. skatta- eða bókhaldslöggjafar. Í einstaka tilvikum kann einnig að vera nauðsynlegt að geyma gögn vegna lögmætra hagsmuna Tannlæknastofunnar, t.d. vegna deilumála.

Réttur þinn
Í vissum tilvikum átt þú réttindi samkvæmt persónuverndarlöggjöf í tengslum við vinnslu okkar á persónuupplýsingum. Ef þú vilt neyta þessara réttinda biðjum við þig að hafa samband við okkur og við munum leitast við að svara beiðni þinni eins fljótt og auðið er (í flestum tilvikum innan eins mánaðar frá móttöku) nema um sé að ræða margar eða umfangsmiklar beiðnir. Við kunnum að óska eftir viðbótarupplýsingum frá þér í tengslum við beiðni þína, t.d. vegna auðkenningar.Tannlæknastofan tekur almennt ekki gjald fyrir afhendingu gagna eða afgreiðslu annarra beiðna. Við áskiljum okkur þó rétt á að innheimta gjald eða synja um afhendingu þegar um er að ræða beiðnir sem eru bersýnilega tilhæfulausar, óhóflegar eða margendurteknar.‍

Réttur til aðgangs: Þú átt rétt á að óska eftir aðgangi að persónuupplýsingum um þig og að fá afhent afrit upplýsinganna. Með þeim hætti getur þú fullvissað þig um að upplýsingarnar séu réttar og að vinnsla okkar á þeim sé í samræmi við lög. Ef þú skiptir um tannlækni munum við láta þeim tannlækni í té afrit af sjúkraskrárupplýsingum þínum í samræmi við 10. gr. laga um sjúkraskrár.

Réttur til leiðréttingar: Ef einhverjar upplýsingar um þig eru rangar eða ónákvæmar átt þú almennt rétt á að láta okkur leiðrétta þær. Um rétt þinn til leiðréttinga á sjúkraskrárupplýsingum fer samkvæmt ákvæðum 7. gr. laga um sjúkraskrár.

‍Réttur til eyðingar: Í vissum tilvikum getur þú átt rétt á að við eyðum persónuupplýsingum sem við geymum um þig. Þetta á einkum við í þeim tilvikum þar sem upplýsingarnar eru ekki lengur nauðsynlegar, ef þú hefur andmælt vinnslu upplýsinganna (sbr. hér að neðan), ef vinnslan reynist ólögmæt, eða ef vinnslan byggði á samþykki sem þú hefur síðar afturkallað. Munn- og kjálkaskurðlæknastofan áskilur sér þó rétt til að meta í hvert eitt sinn hvort skylt sé að eyða gögnum. Óheimilt er að eyða upplýsingum úr sjúkraskrá þinni nema með samþykki landlæknis.

Réttur til að andmæla vinnslu: Ef vinnsla okkar byggir á lögmætum hagsmunum Tannlæknastofunnar eða annarra, og þú telur að vegna aðstæðna þinna brjóti vinnslan gegn grundvallarréttindum þínum, getur þú andmælt vinnslunni. Ef þú andmælir, hættum við vinnslunni nema við getum bent á ríkari lögmæta hagsmuni af að halda henni áfram.

Réttur til takmörkunar á vinnslu: Í eftirtöldum tilvikum átt þú rétt á að við stöðvum vinnslu persónuupplýsinga:
•Ef þú vefengir að persónuupplýsingarnar séu réttar (þangað til við getum staðfest að þær séu réttar)
•Vinnslan er ólögmæt, en þú vilt ekki að persónuupplýsingunum sé eytt
•Við þurfum ekki lengur á persónuupplýsingunum að halda fyrir vinnsluna en þú þarfnast þeirra til þess að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfur
•Þú hefur andmælt vinnslunni, sbr. að ofan. Í því tilviki stöðvum við vinnslu meðan við höfum ekki bent á ríkari lögmæta hagsmuni okkar af að halda henni áfram.

Réttur til að afturkalla samþykki: Í þeim tilvikum þar sem við byggjum vinnslu á samþykki þínu er þér ávallt heimilt að afturkalla slíkt samþykki. Afturköllun þýðir þó ekki að vinnsla sem fór fram áður en samþykki var afturkallað sé ólögmæt.

Tengiliður
Ef þú hefur spurningar, athugasemdir, eða kvartanir fram að færa varðandi þessa persónuverndaryfirlýsingu eða meðferð Munn- og kjálkaskurðlæknastofunnar á persónuupplýsingum getur þú haft samband við Júlíus Helga Schopka, munn- og kjálkaskurðlækni.Ef þú telur þig ekki fá úrlausn þinna mála er þér ávallt heimilt að beina kvörtun til Persónuverndar (vefsíða: www.personuvernd.is).

Breytingar‍
Persónuverndaryfirlýsing þessi var samþykkt þann 21.2.2019. Persónuverndarstefna okkar er í stöðugri skoðun og því kann þessari persónuverndaryfirlýsingu að verða breytt. Við munum birta allar slíkar breytingar á www.kjalki.is. Með sama hætti er okkur mikilvægt að upplýsingar um þig séu ávallt sem réttastar. Því biðjum við þig góðfúslega að láta okkur vita ef tengiliðaupplýsingar þínar (t.d. símanúmer þitt eða netfang) eða aðrar upplýsingar breytast.

Munn- og kjálkaskurðlæknastofan
Breiðaklöpp slf.
Kt. 710111-1380
Bæjarlind 12,
201 Kópavogi